Wereldconferentie voor ombudsmannen in Den Haag
Na zo’n 2 jaar voorbereiding vond in mei 2024 het Wereldcongres van het International Ombudsman Institute (IOI) plaats. Op uitnodiging van de Nationale ombudsman Reinier van Zutphen kwamen circa 250 ombudsmannen en stafleden naar Den Haag. Tijdens deze 13e conferentie (met als thema: Act together for our tomorrow) spraken zij over onder andere de klimaatproblematiek, inclusiviteit en toekomstige generaties. De hele wereld was vertegenwoordigd. Van Pakistan, Indonesië, Kroatie, Peru, Colombia tot aan Nieuw-Zeeland en Japan.
Eén van de hoogtepunten van de conferentie was de opening door Koning Willem-Alexander met de kinderen van Art-S-Cool uit de Haagse Schilderswijk en de Nationale ombudsman Reinier Van Zutphen. Lindblom verzorgde de organisatie van de conferentie.
Eventorganisatie
Het begon allemaal met een uitgewerkt bidbook waarin we Den Haag promoten als meest geschikte conferentiestad voor een dergelijk event. Groot was de blijdschap toen bleek dat de internationale organisatie IOI Nederland als gastland in 2024 had uitgekozen. Vanaf dat moment zijn we meteen in de versnelling gegaan. Want 2 jaar lijkt dan nog ver weg, maar als je een internationale conferentie moet organiseren, die ook nog eens één week duurt, dan moet je wel.
Gedurende die hele voorbereiding maakte Lindblom deel uit van het projectteam. Meeste prioriteit was het bepalen van de definitieve data en het bezoeken van opties voor de meest geschikte conferentielocatie. Voor deze conferentie was dat The Hague Conference Center New Babylon, onder andere vanwege het grote aantal verschillende zalen en hun ervaring met dit soort gezelschappen. Parallel aan dit proces hebben we uiteindelijk vier Haagse hotels voor de deelnemers geselecteerd en met zijn er veel voorwaardengesprekken gevoerd. Ondertussen liepen er ook aanbestedingsprocedures voor een cateringpartij voor de avonden, het vervoer van de deelnemers, alle techniek en de benodigde tolken (ENG/FR/ES).
Nadat de basis stond hebben we snel een online eventwebsite in de lucht gebracht zodat deelnemers al iets geïnformeerd konden worden. Later is die website uitgegroeid tot een website voor de gehele online registratie. Alle communicatie met alle externe partijen liep via Lindblom. Ook hielden we nauwkeurig alle planningen bij en maakten we verschillende draaiboeken, per dag, per event, soms ook specifiek voor één persoon.
Avondprogramma’s
Naast het programma overdag moesten we ook vier – meer informele - avonden met diner invullen. Deelnemers zijn uiteindelijk te gast geweest in vier fantastische locaties: het Johan de Witthuis op de Kneuterdijk, Cultuurcomplex Amare (op uitnodiging van de gemeente Den Haag), het Atrium in het gemeentehuis en het Kunstmuseum in Den Haag.
Opening met de koning
Naast een korte toespraak verzorgde Zijne Majesteit de Koning ook de opening van de conferentie met de kinderen van Art-S-Cool uit de Haagse Schilderswijk en de Nationale ombudsman Reinier Van Zutphen drie grote tekeningen te onthullen.
Stel je voor, je bent 9 jaar, woont in de Schilderswijk en staat met Koning Willem-Alexander op het podium om het schilderij te onthullen waar je zelf aan meegewerkt hebt. Dat gebeurde Meliyah die samen met Deborah, Yelaixa, Nikoli, Luna, Vladyslav, Lina, Amir en Silan hun drie kunstwerken mochten tonen die ze met elkaar gemaakt hadden. In de zaal een enthousiast publiek van 250 ombudsmannen en namens de burgemeester, wethouder Arjen Kapteijns. We hadden de kinderen gevraagd wat de dromen voor morgen zijn. En dat mochten ze verbeelden op grote canvasdoeken. Ze droomden onder meer over kleurige vlinders en vogels in de lucht, studeren op de universiteit in New York en vrede op de wereld. Voor de kinderen een avontuur om nooit meer te vergeten!
Het was een bijzonder intensieve periode, zeker in de laatste weken, maar we kijken samen met de Nationale ombudsman terug op een geweldig resultaat.